2014/008 - E-Defter Hakkında Genel Bilgiler ve Başvuru Rehberi

E-Defter Hakkında Genel Bilgiler

E-Defter Nedir?

Şekil hükümlerinden bağımsız olarak Vergi Usul Kanununa ve/veya Türk Ticaret Kanununa göre tutulması zorunlu olan defterlerde yer alması gereken bilgileri kapsayan elektronik kayıtlar bütünüdür.

Hem kağıt, hem zaman tasarrufu sağlayan E-Defter resmi gazetede yayınlanarak yürürlüğe giren E-Defter Genel Tebliği’ne göre, şirketler şimdilik yevmiye defteri ve büyük defterlerini; yakın zamanda da tüm yasal defterlerini e-ortamda bastırmaksızın saklayabilecek. Maliye Bakanlığı’na bağlı Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) ile Gümrük ve Ticaret Bakanlığı’na bağlı İç Ticaret Genel Müdürlüğü tarafından belirlenen E-Defter uygulaması yürürlüğe girdi. Vergi Usul Kanunu ve Türk Ticaret Kanunu hükümleri gereğince tutulması zorunlu defterlerin e-ortamda hazırlanıp bastırılmaksızın kaydedilebilmesi kolaylığını getiren uygulama, ilk olarak yevmiye defteri ve büyük defter için geçerli olacak. E-Defter uygulamasının önümüzdeki dönemde diğer tüm yasal defterler için geçerlilik kazanması bekleniyor. Uygulamadan yararlanmak isteyen gerçek kişilerin e-imza’ya ve tüzel mükelleflerin de e-fatura’ya sahip olmaları koşulu aranıyor. Ayrıca GİB tarafından onaylanmış yazılımları kullanmaları gerekiyor.

E-Defterin Amacı Nedir?

 E-Defter, hem mükelleflerin hem de birçok kamu ve özel sektör kurumunun vergisel ve vergisel olmayan birçok amacına katkıda bulunacak olan bir uygulamadır. Elbette BT’nin bu kadar yoğun olarak kullanıldığı günümüzde diğer ülkelerdeki benzer uygulamalara paralel olarak E-Defter uygulamasının ülkemizde de hayata geçirilmesi bir gerekliliğin ötesinde artık bir zorunluluk halini almıştır. Ayrıca E-Defter, mükelleflerin uyum maliyetlerine ciddi katkı sağlayacaktır.

Bu kapsamda E-Deftere geçilmesinin amaçlarını aşağıdaki gibi sıralamak mümkündür:

• Defter kayıtlarının oluşturulması ile ilgili yükümlülükleri değişen teknolojik ve idari ihtiyaçlara uygun biçimde revize etmek,
• Kâğıt ortamında basım, tasdik ve saklama yükümlülüklerini ortadan kaldırmak suretiyle bu yükümlülüklerin elektronik ortam ve araçlarla yerine getirilebilmesine imkân sağlamak,
• Mükellef hizmetlerinde ve idari işlemlerde yeni açılımlar sağlamak
• Vergiye gönüllü uyumu artırmak,
• Elektronik denetim için uygun altyapıyı oluşturmak ve yerleştirmek
• Uzaktan denetim yapabilmenin kapısını aralamak,
• Uluslararası ortak denetime imkan sağlamak,
• Farklı yasal ortamlarda faaliyet gösteren uluslararası firmaların hem yönetsel hem de iç ve dış denetimleri ihtiyaçları için ortak bir format ve standart sağlamak

E-Defter uygulaması şüphesiz sadece Maliye Bakanlığı uygulamaları için değil, firmalardan çeşitli sebeplerle (örneğin bankalarca kredi taleplerinin değerlendirilmesi) bilgi ve raporlamalar isteyen diğer kamu ve özel sektör kurumları için de standart bir veri formatında bilgiler sunacağı için hayati öneme sahip bir projedir.

E-Defterle ilgili Düzenlemelerin Kanuni Dayanakları Nelerdir?

• 6102 Sayılı Türk Ticaret Kanunu

• 213 Sayılı Vergi Usul Kanunu
• 1 Sıra Numaralı Elektronik Defter Genel Tebliği
• 2 Sıra Numaralı Elektronik Defter Genel Tebliği
• 397 Sıra Numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği
• 416 Sıra Numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği
• 421 Sıra Numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği

. 67 sıra numaralı Vergi Usul Kanunu Sirküleri

• 2011/18 sayılı Başbakanlık Genelgesi Tütün ve Tütün Mamulleri Kaçakçılığı ile Mücadele Eylem Planı
• 2011/21 sayılı Başbakanlık Genelgesi Kayıt Dışı Ekonomiyle Mücadele Stratejisi Eylem Planı

E-Defter Tutmak Zorunlu Mu?

Genel Tebliğe göre tüm mükelleflerin E-Defter tutmak zorunluluğu bulunmamaktadır. 421 sıra nolu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile "Elektronik Defter ve Elektronik Fatura Zorunluluğu" getirilen

• 5015 sayılı Petrol Piyasası Kanunu kapsamında madeni yağ lisansına sahip olanlar ile bunlardan 2011 takvim yılında mal alan mükelleflerden 31 Aralık 2011 tarihi itibariyle asgari 25 Milyon TL brüt satış hasılatına sahip olan.
• 4760 sayılı Özel Tüketim Vergisi Kanununa ekli (III) sayılı listedeki malları imal, inşa veya ithal edenler ile bunlardan 2011 takvim yılında mal alan mükelleflerden 31 Aralık 2011 tarihi itibariyle asgari 10 Milyon TL brüt satış hasılatına sahip olan,

Mükelleflerin;

• 2014 takvim yılında e-fatura (elektronik fatura) uygulamasına,
• 2015 takvim yılında e-defter (elektronik defter) uygulamasına geçmeleri zorunlu tutulmuştur.

E-Defter ile ilgili Düzenlemeleri Yapmaya Hangi Kurumlar Yetkilidir?

E-Defter ile ilgili mevzuat düzenlemeleri yapmaya Maliye Bakanlığı (Gelir İdaresi Başkanlığı) ile Gümrük ve Ticaret Bakanlığı yetkilidir.

Kimler E-Defter Tutabilir?

Genel Tebliğ’deki şartları yerine getirmiş olmak şartıyla gerçek ve tüzel kişiler E-Defter tutabilirler. Buna göre bilanço esasına göre defter tutan gelir vergisi mükellefleri ile anonim ve limited şirket gibi kurumlar vergisi mükellefleri oluşturdukları yevmiye ve büyük defterleri elektronik ortamda tutabilirler. Ancak serbest meslek erbabı mükelleflerin serbest meslek kazanç defteri ile işletme hesabı esasındaki mükelleflerin işletme hesabı defterlerini bugün itibariyle E-Defter şeklinde tutma imkânları mevcut değildir.

E-Defter Tutmak isteyen Bir Mükellefin Atacağı ilk Adım Nedir?

E-Defter tutmak isteyen bir mükellefin atacağı ilk adım, elektronik imza veya mali mühür temin edilmiş olması kaydıyla, E-Defter oluşturmaya uyumlu bir yazılıma (muhasebe programı gibi) sahip olmasıdır.

Kullandığım Muhasebe Programı ile E-Defter Arasında Nasıl Bir Fark Var?

Günümüzde hemen hemen bütün işletmeler defterlerini çeşitli yazılımlar (muhasebe programları gibi) vasıtasıyla elektronik ortamlarda tutmakta ve muhafaza etmektedirler. Bugün piyasada işletmeler tarafından kullanılan çeşitli ve farklı özelliklere sahip çok sayıda muhasebe programı (daha geniş anlamı ile yazılım) bulunmaktadır.

E-Defter bu farklı yazılımlar arasında ortak bir dil kullanılmak üzere geliştirilmiş bir bilgisayar programıdır. Diğer bir ifade ile işletmeler, Genel Tebliğin öngördüğü format ve standartlara uygun bir biçimde geliştirilmiş yazılımlar (muhasebe programları gibi) vasıtasıyla elektronik bir defter oluşturacaklardır. İlerleyen soru-cevaplarda da detaylı bir şekilde açıklanacağı üzere bu yazılımların E-Defter uyumluluk testinden geçerek onay almış olmaları şarttır

E-Defter Beratı Nedir?

Elektronik Defter Genel Tebliğinde yer alan usul ve esaslar çerçevesinde, elektronik ortamda oluşturulan defterlere ilişkin olarak, Başkanlık tarafından belirlenen standartlara uygun bilgileri içeren ve Başkanlık Mali Mühürü ile onaylanmış elektronik dosya olarak tanımlanır.

E-Defter, Başkanlıkça açıklanan format ve standartlara uygun üretilmiş ve uyumluluk testini geçerek http://www.edefter.gov.tr/uyumlu_program.html adresinde ilan edilen yazılımlar aracılığı ile oluşturulur.

• e-Fatura Uygulamasından yararlanma iznine sahip,
• Mali mührünü temin etmiş,
• E-Defter tutma, kaydetme, onaylama, saklama ve ibrazında kullanılacak yazılımın uyumluluk onayı almış bir yazılıma sahip olan Anonim ve limited şirketler, yapacakları başvurunun kabul edilmesi halinde E-Defter tutma hakkına sahip olacaklardır.
• 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu çerçevesinde güvenli elektronik imza temin etmiş,

Hesap döneminin ilk ayına ilişkin olarak alınan elektronik defter beratı açılış, hesap döneminin son ayına ilişkin olarak alınan elektronik defter beratı da kapanış onayını ifade eder.

E-Defter ve E-Defter beratının elektronik, manyetik, optik araçlarla saklanması ve ibraz edilmesi gerekmektedir. Defter ve beratının kağıda bastırılarak saklanması söz konusu değildir.

E-Defter ibraz edilirken mutlaka beratı ile birlikte elektronik, manyetik veya optik araçlar vasıtasıyla eksiksiz ve okunabilir biçimde ibraz edilmelidir.

Elektronik Defter Genel Tebliği

E-Defter Uygulamasından Yararlanma Koşulları Ve Başvuru

Elektronik Defter uygulamasına başvuru yapmak isteyen mükelleflerin veya temsilcilerinin www.edefter.gov.tr adresindeki e-Defter başvuru bağlantısına ( https://uyg.edefter.gov.tr/edefterbasvuru/  ) tıklayarak gerekli formları doldurup onaylamaları gerekmektedir. Elektronik defter uygulamasına sadece elektronik ortamda başvuru yapılabilmektedir. Kâğıt ortamında yapılan başvurular değerlendirilmeyecektir.

Mükellef grupları itibariyle e-Defter başvuru formunda doldurulması zorunlu alanlar doldurularak başvuru yapılmalıdır.

http://www.edefter.gov.tr/dosya/e-DefterUygulamasiBasvuruKilavuzu.pdf

E-Defter KULLANIMI BAŞVURU KOŞULLARI

1 Sıra No.lu Elektronik Defter Tebliği kapsamında yevmiye defteri ve büyük defterlerini elektronik defter biçiminde oluşturmak, kaydetmek, muhafaza ve ibraz etmek isteyenlerin aşağıda belirtilen şartları taşımaları gerekmektedir.

* Gerçek kişi mükellefler için 5070 Sayılı Elektronik İmza Kanunu hükümleri çerçevesinde üretilen nitelikli elektronik sertifikaya sahip olunması,

* Tüzel kişi mükellefler için 397 Sıra No’lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğinde yer alan belirlemeler çerçevesinde elektronik fatura uygulamasından yararlanma iznine sahip olması ve bu çerçevede Mali Mühür temin edilmiş olması,

* Elektronik defter tutulması, kaydedilmesi, onaylanması, saklanması ve ibrazında mükellefler tarafından kullanılacak yazılımın uyumluluk onayı almış bir yazılım olmasıdır. Tıklayınız (http://www.edefter.gov.tr/uyumlu_program.html )

Başvurusu başarılı olarak yapılan ve kabul edilen mükelleflere GİB tarafından mail gönderilerek takip eden ay başından itibaren elektronik deftere tabi oldukları bilgisi verilecektir.

E-Defter Uygulamasının Teknik Mimarisi

1 Sıra No.lu Elektronik Defter Genel Tebliği düzenlemesi gereğince yevmiye defteri ve büyük defter, XBRL GL e-defter format ve standartlarına göre hazırlanacaktır. Bu standartlar defterler kayıtlarının içeriği ve standartlarını belirlemektedir.

Genel Tebliğ düzenlemelerine göre söz konusu standartlara uygun olarak oluşturulan dosyaların e-defter olarak kabul edilebilmesi için mali mühür ile mühürlenmesi ya da güvenli elektronik imza ile imzalanması ve e-Defter Uygulaması aracılığı ile beratının alınması gerekmektedir. Konu ile iligili detaylı açıklamalar e-Defter Paket dosyası içerisinde bulunan e-Defter Teknik Kılavuz dokümanında açıklanmıştır.

 

1. E-Defter dosyaları ilgili kılavuzlarda belirtilen standartlar ve formata uygun biçimde hazırlanır.
2. Hazırlanan dosya “defter” şema yapısında öngörülen alana yerleştirilir.
3. Oluşturulan “defter” dosyası mühürlenir ya da imzalanır. (Bu şekilde oluşturulan dosya, mükellefin beratının aldıktan sonra defter olarak  saklamak zorunda olduğu dosyadır. Ancak bu dosyanın defter olarak geçerli sayılabilmesi için e-defter beratının alınması zorunludur.)
4. Mühürlenen ya da imzalanan “defter” dosyasının belli bilgileri alınarak “berat” dosyası oluşturulur.
5. Berat dosyası mühürlenir ya da imzalanır.
6. Mühürlü ya da imzalı berat dosyası paketlenir.
7. Hazırlanan paket www.edefter.gov.tradresinde bulunan e-Defter Uygulamasına giriş yapılarak yüklenir.
8. Berat dosyası Gelir İdaresi Başkanlığı mali mührü ile de mühürlenerek indirilecek biçimde defter sahibinin erişimine açılır. (Erişime açılan  e-defter beratı ile imzalı veya mühürlü defter dosyası birlikte elektronik ortamda muhafaza edilecektir.)

 Sık Sorulan Sorular

1. e-Defter nedir?

Şekil hükümlerinden bağımsız olarak Vergi Usul Kanununa ve/veya Türk Ticaret Kanununa göre tutulması zorunlu olan defterlerde yer alması gereken bilgileri kapsayan elektronik kayıtlar bütünüdür.

2. Hangi defterler e-defter olarak tutulabilir?

Bu sitede format ve standartları duyurulan defterler e-defter olarak tutulabilir. Bugün itibariyle Yevmiye defteri ve büyük defterin format ve standardı duyurulmuştur.

3. e-Defter uygulamasından kimler yararlanabilir?

1 Sıra No.lu Elektronik Defter Genel Tebliği'nde yer alan şartları taşıyan gerçek ve tüzel kişiler e-defter tutabilir.

4. Anonim ve limited şirketlerin e-defter tutabilmesinin şartları nelerdir?

• Mali mührünü temin etmiş,
• e-Defter tutma, kaydetme, onaylama, saklama ve ibrazında kullanılacak yazılımın uyumluluk onayı almış bir yazılıma sahip olan anonim ve limited şirketler, yapacakları başvurunun kabul edilmesi halinde e-defter tutma hakkına sahip olacaklardır.

5. Gerçek kişilerin e-defter tutabilmesinin şartları nelerdir?

• 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu çerçevesinde güvenli elektronik imza veya Mali Mühür temin etmiş,
• e-Defter tutma, kaydetme, onaylama, saklama ve ibrazında kullanılacak yazılımın uyumluluk onayı almış bir yazılıma sahip olan gerçek kişiler, yapacakları başvurunun kabul edilmesi halinde e-defter tutma hakkına sahip olacaklardır.

6. e-Defteri nasıl oluşturabilirim?

e-Defter, Başkanlıkça açıklanan format ve standartlara uygun üretilmiş ve uyumluluk testini geçerek www.edefter.gov.tr adresinden ilan edilen yazılımlar aracılığı ile oluşturulur.

7. e-Defter beratı nedir?

Tebliğde yer alan usul ve esaslar çerçevesinde, elektronik ortamda oluşturulan defterlere ilişkin olarak, Başkanlık tarafından belirlenen standartlara uygun bilgileri içeren ve Başkanlık Mali Mühürü ile onaylanmış elektronik dosyadır.

8. Hem kağıt ortamında hem de e-defter düzenlemek mümkün mü?

Hem kağıt ortamında hem de elektronik defterin bir arada tutulması mümkün değildir.

9. e-Defter açılış ve kapanış onayları ne zaman yapılır?

Hesap döneminin ilk ayına ilişkin olarak alınan elektronik defter beratı açılış, hesap döneminin son ayına ilişkin olarak alınan elektronik defter beratı da kapanış onayını ifade eder.

10. e-Defter yazılımlarının uyumluluğu ne demektir?

Uyumluluk, e-defter tutmada kullanılan yazılımların, www.edefter.gov.tr adresinde yayınlanan kılavuzlarda belirtilen format, standartlar ve diğer teknik hususları sağlamasını ifade eder. Bir yazılımın uyumlu yazılım olması için Başkanlıkça yapılacak testleri başarı ile geçmesi gerekmektedir.

11. Başkanlık tarafından ilan edilen yazılımların dışında başka bir program kullanarak e-defter tutabilir miyim?

Başkanlıkça test edilerek izin verilen yazılımların dışında başka bir yazılımla e-defter tutulması mümkün değildir.

12. e-Defter yazılımını kendim oluşturabilir miyim?

Kendi yazılımını geliştiren mükellefler uyumluluk testlerini başarı ile tamamlamaları halinde bu yazılım aracılığı ile e-defter tutabilecektir.

13. e-Defterin ve e-defter beratının saklanması ve ibrazı ne şekilde olmalıdır?

e-Defter ve e-defter beratının elektronik, manyetik, optik araçlarla saklanması ve ibraz edilmesi gerekmektedir. Defter ve beratının kağıda bastırılarak saklanması söz konusu değildir. e-Defter ibraz edilirken mutlaka beratı ile birlikte elektronik, manyetik veya optik araçlar vasıtasıyla eksiksiz ve okunabilir biçimde ibraz edilmelidir.

14. e-Defter Beratı oluşturma sürecinde muhasebe kayıtlarım da Gelir İdaresi Başkanlığına aktarılacak mı?

e-Defter muhasebe kayıtları Gelir İdaresi Başkanlığına aktarılmayacaktır. Tebliğ kapsamında elektronik imzalı veya mali mühürlü olarak e-Defter Beratı ile birlikte mükellef nezdinde saklanacaktır.

---

2637 kişi tarafından görüntülenmiştir.